จะเขียน E-mail ภาษาอังกฤษ บางคนก็อาจจะเกรงๆ ไม่น้อย ยิ่งงานที่ต้องติดต่อด้วยภาษาอังกฤษด้วยแล้ว ความเป็นทางการย่อมมากกว่าส่งหาเพื่อนฝูงแน่นอน แบบนี้เราจะเริ่มต้นยังไงดีล่ะ ? ตามเรามาดูกันเลย

SUBJECT (หัวข้อ E-mail)

ไม่ว่าจะส่งหาอย่างเป็นทางการ หรือส่งแบบไม่เป็นทางการให้เพื่อนสนิท ทางที่ดีคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำที่ความหมายคลุมเครือ มีจำนวนคำที่น้อยหรือมากเกินไป

สำหรับหัวข้อ E-mail ภาษาอังกฤษ ที่ดี ควรอธิบายรายละเอียดของเนื้อหาอย่างสรุปคร่าวๆ ได้ภายใน 5 คำ ว่ามาติดต่อ หรือส่งมาเพื่ออะไร เช่น ‘Final Workflow on Project #2' หรือ “Weekly report on customer feedback”

หรือการสร้างชื่อย่อสำหรับแต่ละ project ก็ช่วยให้ง่ายต่อการตั้งชื่อ E-mail ก็ได้ เช่น ‘P2: Final Workflow'

เพราะถ้าหากคุณจั่วหัว E-mail ไม่ดี นอกจาก E-mail อาจจะไม่ได้รับความสนใจ โดนมองว่าเป็นสแปมแล้ว ตัว E-mail อาจจะโดนมองว่าไม่สำคัญ ถูกเด้งไปอยู่ถังขยะเมล์แทนได้

TONE (น้ำเสียงที่ใช้ใน E-mail)

โดยทั่วไปแล้ว การกำหนดโทน น้ำเสียง สำหรับ E-mail จะเริ่มด้วยที่ คำทักทาย ซึ่งตามมาตรฐานที่ใช้ในเชิงงาน คือ Dear + (คำนำหน้าชื่อ) + ชื่อผู้รับ เช่น Dear Mr. Jonathan, หรือ Dear Susan

กรณีไม่รู้จักผู้รับดี หรือเป็นการติดต่อในครั้งแรก แนะนำให้เขียนคำทักทายเป็นทางการหน่อย โดยใส่ Dear + คำนำหน้า + ชื่อสกุล เช่น Dear Mr. Mcintosh

และหากไม่รู้จักชื่อผู้รับ ก็ให้ใส่ตำแหน่งของผู้รับ หรือเขียนในลักษณะกว้างๆ แทน เช่น Dear Principal หรือ Dear Sir/Madam หรือ To whom it may concern

ตรงกันข้าม หาก E-mail ที่ว่า เป็นการเขียนส่งถึงเพื่อนฝูงที่ไม่ได้เจอกันนาน คนรู้จักมักคุ้น การเขียนแบบทางการอาจจะดูห่างเหินทางการไป โดยเราสามารถใส่เพียงชื่อตัวผู้รับอย่างเดียว หรือ ใส่ชื่อตัวผู้รับและคำทักทายนำหน้าเพื่อลดความเป็นทางการลงได้ เช่น David, หรือ Dear David, หรือ Hi/Hello David

PLEASANTRIES (ย่อหน้า E-mail)

ทั่วไปแล้วย่อหน้าราวๆ 2 – 3 ประโยคนั้น จะเป็นเหมือนย่อหน้ามารยาท มีจุดประสงค์หลักๆ ให้ผู้ที่ได้รับรู้สึกดี อย่างการถามสารทุกข์สุขดิบ เช่น ‘Hope this finds you well' สำหรับทางการ หรือ ‘Hope you are fine.' สำหรับอีเมลที่ค่อนข้างเป็นกันเอง

หากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก โดยเฉพาะกับ E-mail ทางการ หลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว เราก็ควรเขียนแนะนำตัวเองสักนิด (ชื่อ+ตำแหน่ง+บริษัท) ได้เลย เช่น I'm Somsri, marketing at Thailand Exports.





ISSUE (เนื้อหา หัวข้อ ที่ส่ง E-mail มา)

ในแต่ละ E-mail หนึ่งฉบับ เราควรเขียนประเด็นที่จะกล่าวถึงเพียง 1-2 ประเด็นเท่านั้น หากมีมากกว่า 2 ประเด็น เราควรทำเป็นหัวข้อ หรือ bullet point แต่ละหัวข้อควรมีใจความที่เข้าใจง่าย มีเนื้อหาที่กระชับและเจาะจงรายละเอียด นอกจากนี้ เราควรบอกวัตถุประสงค์ที่เขียนมาให้ชัดเจน และโยงให้เห็นความเกี่ยวข้องกับผู้รับ

หากแต่ละประเด็นงานที่กล่าวถึงต้องมีผู้รับผิดชอบ เราก็ควรจะระบุชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรด้วย เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน

เนื่องจากปกติผู้อ่านมักมีเวลาน้อย เนื้อความอีเมล์จึงควรสั้นและกระชับที่สุด การสื่อสารข้อมูลที่ย่อยแล้วจะช่วยให้ผู้รับ E-mail เข้าใจได้เร็วขึ้น และช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้นอีกด้วย ยกตัวอย่างประโยคต่างๆ เช่น

Further to your last email, … = อ้างถึงอีเมลที่คุณส่งมาครั้งก่อน … (อ้างถึงการติดต่อที่ผ่านมา)

I am writing in connection with / with regard to … = ฉันส่งอีเมลมาเกี่ยวกับเรื่อง … (แจ้งเหตุผลที่เขียนมา)

I am writing to let you know that … = ฉันเขียนอีเมลมาเพื่อแจ้งให้ทราบว่า… (ให้ข้อมูลทั่วไป)

I am delight to tell you that … = ฉันรู้สึกยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่า … (ให้ข้อมูลเชิงบวก)

We regret to inform you that … = ฉันเสียใจที่จะแจ้งให้ทราบว่า … (ให้ข้อมูลเชิงลบ)

Please find attached my report. = ฉันได้ส่งรายงานมาตามแนบ (แจ้งเกี่ยวกับไฟล์แนบ)

Could you give me some information about …? = คุณช่วยส่งข้อมูลเกี่ยวกับ … ให้ฉันหน่อยได้ไหม? (ขอข้อมูล)

I would be grateful if you could … = ฉันจะขอบคุณมาก ถ้าคุณจะช่วย … (ขอความร่วมมือ/ช่วยเหลือ)

If you wish, I will be happy to … = ถ้าคุณต้องการ ฉันยินดีที่จะ … (เสนอให้ความช่วยเหลือ)

Thank you for your help. = ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ (แสดงความเห็นในตอนท้าย)

Please feel free to contact me if you have any questions. My direct line is … = หากมีข้อสงสัย โปรดติดต่อฉันที่เบอร์ … (ใช้ช่วงตอนท้ายของอีเมล)

CLOSING LINE (ประโยคปิดท้าย ก่อนจบ E-mail)

หลังจากที่ติดต่อ สื่อสาร กับผู้รับครบทุกประเด็นแล้ว การจะจบ E-mail แบบห้วนๆ เลย คงดูไม่มีมารยาทเท่าไหร่ ดังนั้นการเขียนประโยคปิดท้ายจึงสำคัญมากๆ

กรณีเขียนถึงคนที่เราไม่ได้รู้จักดี อาจจะใช้คำว่า “I appreciate your help with this. Let me know what you think about this.”

หรือหากต้องการทางการหน่อย ก็สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้ เช่น

Thank you for your patience and cooperation.

Hope to hear from you soon.

Thank you for your consideration. แล้วต่อด้วย If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know. และ I look forward / I'm looking forward to hearing from you.

Have a nice / lovely / great / weekend / wonderful day / time.

และควรหลีกเลี่ยงการใช้ประโยคจบที่เขียนว่า Best wishes หรือ Cheers เพราะทั้งสองประโยคนี้จะแสดงถึงความเป็นกันเองมากเกินไป ซึ่งจะเหมาะกับการใช้ในการเขียนอีเมลส่วนตัวถึงคนสนิทของคุณมากกว่านั่นเอง

หากเขียนถึงคนที่เรารู้จักดี อาจใช้คำลงท้ายเป็น Best wishes หรือ Kind regards หรือ Regards ก็ได้ หรือตัว อีเมลอาจลงท้ายด้วยข้อความอื่นๆ อย่างง่าย เช่น Thank you, หรือ See you tomorrow, หรือ Keep up the good work! ได้เช่นกัน


การเขียน E-mail เป็นภาษาอังกฤษไม่ใช่เรื่องที่ยาก นอกเหนือจากแพทเทริ์นต่างๆ ที่เราได้กล่าวถึงไปแล้ว อย่าลืมตรวจทาน ตรวจเช็กคำศัพท์ ไวยากรณ์ รวมไปถึงรูปแบบสำนวนต่างๆ ก่อนส่งด้วยล่ะ เพราะนอกจากจะป้องกันการงงของผู้รับแล้ว ยังช่วยขัดเกลาให้คุณเก่งภาษอังกฤษได้มากขึ้น แถมยังดูทำงานรอบคอบด้วยนะ



ข้อมูลจาก wallstreetenglish.in.th